W dzisiejszych czasach koniecznością każdej firmy i instytucji jest ochrona danych osobowych i związane z tym bezpieczeństwo utylizacji dokumentów. Choć z każdym rokiem regulacje dotyczące ochrony danych stają się coraz sroższe, to na szczęście ich przestrzeganie ułatwi sprzęt dostępny na rynku oraz nowoczesne rozwiązania technologiczne. Wystarczy tylko przestrzegać ustalonych procedur i pamiętać o wskazówkach udzielanych przez ekspertów. Jeśli chciałbyś dowiedzieć się, jakie są najpopularniejsze błędy popełniane podczas niszczenia dokumentów i jak się ich ustrzec, to zapraszamy do lektury naszego artykułu!
Wyrzucanie dokumentów do kosza
Najgorszym możliwym sposobem na utylizację dokumentów jest wyrzucenie ich do zwykłego kosza na śmieci. Wydawałoby się, że ustrzeżenie się tego błędu jest banalne, jednak wciąż wiele osób zapomina, że dokumenty należy niszczyć przy użyciu profesjonalnego sprzętu. Ręczne darcie czy przecinanie dokumentów jest nie tylko mało wygodne i czasochłonne, ale przede wszystkim nie zapewnia danym zawartym w dokumentach należytej ochrony. Z tego względu profesjonalna niszczarka do danych osobowych to jeden z najpotrzebniejszych elementów wyposażenia biura. Dokumenty, które znajdą się w koszu, mogą z łatwością trafić do nieupoważnionych osób, przez co firma zostanie narażona na poważne straty. Nie chodzi jedynie o kary za złamanie przepisów RODO. Nawet najmniejszy wyciek danych osobowych narazi na szwank reputację firmy, co może doprowadzić do utraty cennych klientów i pogorszenia kondycji finansowej przedsiębiorstwa.
Chęć zaoszczędzenia na niszczarkach
Jak wspomnieliśmy, niszczarka należy do ważniejszych sprzętów biurowych. Oznacza to, że cena nie powinna być jedynym kryterium, jakim kierujemy się, dokonując wyboru. Podobnie jak w przypadku drukarek czy komputerów na pierwszy rzut oka może wydawać się, że kupienie najtańszego sprzętu będzie dobrym wyborem. Warto jednak oprzeć się tej pokusie i unikać niesprawdzonych niszczarek od nieznanych producentów, bowiem w przeciwnym razie będziemy narażeni na koszty związane z nieustannymi naprawami. Dodatkowo w przypadku renomowanych firm produkujących niszczarki w razie problemów łatwiej będzie uzyskać wsparcie techniczne. Jakość i dobra marka są więc nie mniej istotne niż atrakcyjna cena.
Ignorowanie certyfikatów i norm bezpieczeństwa
Niektórzy uważają, że podawane przez producentów niszczarek normy, które spełniają ich sprzęty, są jedynie chwytem marketingowym. Nic bardziej mylnego. Normy DIN (najpopularniejszy standard oceny jakości niszczenia dokumentów) są ustalane w oparciu o obiektywne kryteria. Urządzenia spełniające normę P-1 nadają się do niszczenia jawnych materiałów, takich jak np. przestarzałe foldery reklamowe czy ulotki, podczas gdy niszczarki spełniające najwyższą normę P-7 wykorzystywane są przez służby specjalne czy wojsko do niszczenia najbardziej tajnych dokumentów. Im wyższy standard, tym mniejsza powierzchnia ścinków papieru powstających na skutek zniszczenia dokumentów. Warto wziąć to pod uwagę i zastanowić się, jak wyśrubowane normy musi spełniać niszczarka do danych osobowych przeznaczona dla naszej firmy.
Bezpieczeństwo jest bezcenne
Ochrona danych osobowych nie jest z pewnością sprawą o drugorzędnym znaczeniu. Pamiętajmy o wymienionych wskazówkach, abyśmy mogli ustrzec się najczęstszych błędów. Odpowiednio dobrana niszczarka do danych osobowych zapewni przedsiębiorstwu bezpieczeństwo i sprawi, że nie będziemy musieli martwić się, że poufne dane dostaną się w niepowołane ręce.
źródło: idealnebiuro.pl – sklep internetowy z artykułami biurowymi
