Odpowiednie, zgodne z prawem administrowanie przedsiębiorstwem nie jest zadaniem łatwym. Sprawa komplikuje się tym bardziej, im większa jest dana firma. Osobny dział księgowy i kadrowy w każdym przedsiębiorstwie to już norma. Ten drugi ostatnio coraz częściej przekształca się w dział HR. Zatrudnianie nowych pracowników oraz rekrutacja na poszczególne stanowiska w firmie to tylko niewielka część z licznych obowiązków osób tam pracujących. Dochodzą do tego jeszcze sprawy czysto formalne i administracyjne.
Jeżeli dane przedsiębiorstwo jest otwarte na zatrudnianie pracowników z zagranicy, to do licznych zadań działu HR dochodzą również takie kwestie jak rekrutacja, dbanie o zadowolenie z pobytu w Polsce, pomoc w sprowadzeniu rodziny do Polski czy poszukiwanie miejsca do zamieszkania i osiedlenia się. Wykonujące takie zadania osoby z działu HR wobec nadmiaru zadań mogą przestać wykonywać swoje zadania efektywnie.
Nadmiar obowiązków to spory problem
Nie lepiej wygląda sytuacja osób pracujących w dziale księgowości. Do ich obowiązków należy między innymi rozliczanie składek i comiesięczne wysyłanie pensji na konto pracowników. Warto jednak pamiętać o tym, że księgowość ma za zadanie zajmować się przede wszystkim podatkami. Niełatwe kontakty z Urzędem Skarbowym potrafią dostarczyć sporo problemów nawet wtedy, kiedy mamy w firmie doświadczonych księgowych. Trzeba skrupulatnie wyliczać wysokość odprowadzanych podatków oraz sprawdzać prawidłowość stosowanych stawek VAT. Podatek ten narzuca wiele różnych stawek dla poszczególnych rodzajów towarów i usług, dlatego osoby odpowiedzialne za finanse w firmach poświęcają wiele czasu tym zagadnieniom. Kontrolowanie wysokości danin odprowadzanych do US jest priorytetowym zadaniem pracowników działu księgowości. Nie znaczy to jednak, że żaden księgowy nigdy się nie pomyli. Jeżeli tak się stanie – firma może stracić na tym finansowo. Warto zawczasu zapobiegać tego typu sytuacjom. Najlepszym sposobem jest odciążenie działu księgowości z nadmiaru obowiązków poprzez oddelegowanie części zadań do zewnętrznego podmiotu świadczącego outsourcing księgowości i spraw kadrowych. W ten sposób nie tylko ułatwimy pracę naszym księgowym, ale także nie będziemy musieli zatrudniać w naszej firmie kolejnych etatowych pracowników.
Pomoc biura rachunkowego
Nie każda firma zdaje sobie sprawę, jak wiele może zyskać, decydując się na oddelegowanie części obowiązków do zewnętrznego biura rachunkowego. Wystarczy dobrze podzielić zadania i ustalić, w czym jego pracownicy mogą nam pomóc w pierwszej kolejności. Dobry podział obowiązków i oddanie ich na podmiotowi zewnętrznemu znacznie przyspieszy comiesięczne procedury. Takie rozwiązanie szczególnie korzystne może być dla firm o dużej, wielopoziomowej strukturze. Nie oznacza to jednak, że małe i średnie przedsiębiorstwa nie mogą skorzystać na outsourcingu. Przeciwnie – w mniejszych organizacjach czasami brakuje odpowiedniej wiedzy, co spowodowane jest brakiem doświadczenia. Biuro rachunkowe może skutecznie wesprzeć nas w rozwiązywaniu pilnych problemów.
